Die Besprechungsmoderation

Lässt du’s laufen oder läuft es schon?

In so vielen Besprechungen und Teamsitzungen habe ich es erlebt:

Es dauert länger als geplant, man kommt nicht auf den Punkt, die Vorbereitung war unzureichend, sowohl bei den Teilnehmenden als auch bei der Moderation. Und gleichzeitig herrscht Verwunderung darüber, dass es nicht läuft. Teilnehmende beklagen sich, dass die Zeit öde und verschwendet ist, weil es eh zu nichts führt außer vielleicht zu vagen Absichtserklärungen.

Damit kannst du sofort aufhören.

Also entweder mit den Besprechungen bringen ja nichts. Oder mit den schlechten Ergebnissen. Denn wenn du moderierst, hast du es in der Hand. Und ich verrate dir jetzt, wie du das Blatt ziemlich schnell wenden kannst.

Der Schlüssel liegt in der Vorbereitung

Heute Morgen hatte ich noch eine Teamleitung im Coaching, die nun eine Gesamtteamsitzung etablieren will, mit 26 Personen. Zwei Stunden soll diese dauern. Für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung setze ich ca. 6 Stunden Zeitinvest an. Und investieren schreibe ich hier ganz bewusst.

Wer gut vorbereitet ist, kann steuern, kann den Verlauf führen, das ist Moderation. Dann wird die Besprechung zu einem gelungenen Gemeinschaftserlebnis, das den Teamgeist stärkt und eine Arbeitsatmosphäre schafft, die produktiv ist. Und das spart Zeit, viel Zeit.

Diese Fragen unterstützen dich bei der Vorbereitung

• Wer kommt und warum sind diese Menschen für die Besprechung wichtig?

• Wissen alle, warum sie kommen sollen?
  Wer einen Sinn darin sieht, weiß, dass sein Beitrag wichtig ist, ist aufmerksam und aktiv.

• Was genau wird besprochen?
  Wie sieht die Tagesordnung aus und entspricht diese dem angesetzten Zeitrahmen?

• Wie wird dokumentiert?
  Lange Protokolle sind out. Am besten direkt digital mit den Ergebnissen mitschreiben, dann ist die Dokumentation fertig, wenn die Besprechung endet. Das gilt vor allem für Beschlüsse.

• Welcher Zeitrahmen ist vorgesehen und wird dieser eingehalten?
  Eine überzogene Sitzung führt oft berechtigterweise zu Unmut.

• Wie werden Aufgaben und Aufträge festgehalten?
  Mache es konkret: Wer hat was bis wann zu tun? In der nächsten Sitzung wird überprüft. So erreichst du Verbindlichkeit.

Die Moderation schafft den Rahmen

Die Moderation sorgt für diesen Rahmen und sie sorgt dafür, dass er eingehalten wird. Zugewandt, einfühlsam oder auch mal autoritär. Denn wenn die Teilnehmenden spüren, dass du Inhalt, Zeit, Sinn und Ergebnissicherung klar vor Augen hast, werden sie dir folgen.

Fazit

Gute Besprechungen fallen nicht vom Himmel, sie sind das Ergebnis klarer Vorbereitung, konsequenter Moderation und strukturierter Nachbereitung. Wer Verantwortung für den Verlauf übernimmt, schafft echte Beteiligung, spart Zeit und stärkt die Zusammenarbeit im Team.

Also: Moderiere mit Haltung, dann läuft’s auch!

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Wer Besprechungen wirksam moderieren will, sollte nicht dem Zufall das Steuer überlassen, sondern gezielt vorbereiten, führen und nachbereiten. So wird aus einem Zeitfresser ein produktives Format mit echtem Mehrwert.